Eine Voraussetzung für eine gute Auffindbarkeit von Publikationen sind gute Metadaten. Bei Metadaten handelt es sich um strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten, diese also näher beschreiben. Zu solchen Metadaten zählen natürlich auch der Titel, die Zusammenfassung (Abstract) und gegebenenfalls vergebene Stichwörter bzw. Schlagwörter einer Publikation. Da Autor*innen diese in der Regel selber verfassen bzw. auswählen, haben Autor*innen hier einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die inhaltliche Qualität dieser Metadaten. Autor*innen sollten ihre Publikationen daher sinnvoll und mit Bedacht betiteln, zusammenfassen und verschlagworten. Sie ermöglichen damit eine möglichst gute und zuverlässige Auffindbarkeit ihrer Publikationen in Katalogen und Datenbanken. Wir geben hier einige Hinweise zum Verfassen von Titeln und Zusammenfassungen sowie zur Auswahl von Schlagwörtern.

Prägnante Titel

Der Titel einer Publikation ist das wichtigste Metadatum, ist es doch in der Regel das Erste, das Leser*innen sehen. Der Titel ist der erste Anhaltspunkt zur Beurteilung des Inhalts und folglich der Relevanz der Publikation. Bei Anfragen in Suchdiensten wird immer mindestens der Titel berücksichtigt und in den Suchergebnissen werden Nutzer*innen oft allein anhand des Titels entscheiden, ob sie weiterlesen. Ein Titel ist quasi der Werbeslogan für die Publikation. Titel müssen also prägnant und daher gut überlegt sein. Einige Hinweise für die Wahl eines Titels sind:

• Der Titel soll informativ und präzise sein, also möglichst knapp – aber auch nicht zu kurz und oberflächlich – die wichtigsten Informationen herüberbringen. Füllwörter und Redundanzen sowie selbsterklärende Ausdrücke, wie beispielsweise „Eine Studie über …“, können oft ohne Informationsverlust weggelassen werden.
• Im Titel sollten die wichtigen Stichwörter bereits enthalten sein.
• Wichtige Begriffe stehen idealerweise am Beginn und am Ende des Titels.
• Der Titel sollte keine Mehrdeutigkeiten zulassen. Diese können oft durch einfache Wortumstellungen vermieden werden.
• Vermeiden Sie Abkürzungen im Titel. (Mit der Ausnahme sehr gängiger Abkürzungen, wie DNA.)
• Ist der Titel unterteilt in einen Haupttitel und einen Untertitel, sollte die wichtigste Information bereits im Haupttitel enthalten sein. Bei Doppeltiteln beliebte Varianten, wie vermeintlich witzige Titel oder Zitate als Titel, sollten eher vermieden und nur mit Bedacht gewählt werden.
• Beachten Sie eventuelle Vorgaben der Zeitschrift oder des Verlags, zum Beispiel Zeichenbegrenzungen und Hinweise zum Formulierungsstil. Prüfen Sie bei Zeitschriften anhand früherer Artikel außerdem, ob es vielleicht eine ungeschriebene Konvention für die Formulierung von Titeln gibt.

Aussagekräftige Zusammenfassungen

Publikationen enthalten fast immer eine Zusammenfassung (auch: Abstract) des Inhalts, also eine kondensierte Fassung der Publikation mit den zentralen Aspekten der Publikation in knapper Form. Eine Zusammenfassung muss klar und einfach verständlich sein. Der Titel und die Zusammenfassung werden von vielen Suchdiensten als einzige Metadaten durchsucht und die Zusammenfassung ist nach dem Titel das Erste und oft auch das Einzige, das Leser*innen von einer Publikation wirklich lesen. Eine gut geschriebene Zusammenfassung lädt Leser*innen ein, die Publikation zu lesen und sich mit der zugrundeliegenden Forschung zu beschäftigen. Für Zusammenfassungen gibt es in der Regel von der Zeitschrift oder dem Verlag Vorgaben zur maximalen Länge und dem Stil. Eine Zusammenfassung umfasst meist 150 bis 300 Wörter. Bei Artikeln spiegelt die Zusammenfassung oft die Gliederung der Publikation wider. Einige Hinweise für das Verfassen einer Zusammenfassung sind:

• Eine Zusammenfassung sollte erst finalisiert werden, wenn das Manuskript für die Publikation bereits fertig ist. (Das Verfassen einer Zusammenfassung einer geplanten Publikation kann allerdings ein guter Test sein, ob man schon publikationsbereit ist.)
• Wie das Manuskript erfordert auch eine Zusammenfassung meist mehrere Durchsichten und Überarbeitungen. Planen Sie die Zeit dafür ein.
• Eine Zusammenfassung sollte nicht so detailliert sein, dass sie Zitate, Literaturangaben oder Fußnoten erfordert.
• Wie beim Titel sollten Füllworter und Redundanzen sowie selbsterklärende Ausdrücke weggelassen werden. Ratgeber empfehlen häufig, die einzelnen Abschnitte des Haupttextes in wenigen Sätzen zusammenzufassen, diese aneinanderzureihen und dann soweit zu kürzen und zu verdichten, bis nur noch die essentiellen Inhalte und Informationen wiedergegeben werden.
• Wichtige Stichwörter aus der Publikation sollten in der Zusammenfassung enthalten sein. Dies gilt besonders dann, wenn keine separaten Stichwörter bzw. Schlagwörter vergeben werden.
• In Disziplinen, in denen Artikel entlang der vier Bausteine Einleitung (mit der Problemstellung oder Motivation), Methoden, Ergebnisse und Diskussion (mit den Schlussfolgerungen) aufgebaut sind, sollte auch die Zusammenfassung dieser Struktur folgen.
• Lesen Sie Zusammenfassungen anderer Publikationen (beispielsweise aus der gleichen Zeitschrift), um sich inspirieren zu lassen und übliche Konventionen zu kennen.
• Wie beim Haupttext kann es hilfreich sein, die Zusammenfassung von einem/einer Kolleg*in gegenlesen und überprüfen zu lassen. Fachfremde Personen können meist hilfreiche Rückmeldungen zur Verständlichkeit einer Zusammenfassung geben.

Einheitliche Schlagwörter

Mit der Einreichung einer Publikation können Autor*innen meistens auch eine bestimmte Anzahl an Stichwörtern oder Schlagwörtern vergeben, die zusätzlich zum Titel und der Zusammenfassung in der Publikation und den Metadaten aufgeführt werden. In der Regel ist die Anzahl der Stichwörter bzw. Schlagwörter durch die Zeitschrift oder den Verlag limitiert, sie können ansonsten aber frei vergeben werden. Und genau hier können Autor*innen die Qualität der Metadaten erhöhen, indem sie nicht bloß freie Stichwörter vergeben, sondern einheitliche Schlagwörter aus einem festgelegten Bestand von Bezeichnungen wählen.

Ein solcher festgelegter Bestand von Bezeichnungen wird als kontrolliertes Vokabular bezeichnet und wird in speziellen Datenbanken zum Beispiel in Form von sogenannten Normdaten vorgehalten. Hier gibt es redaktionelle Festlegungen darüber, welche Sachverhalte (Begriffe, Personennamen, Ortsnamen, etc.) in welcher Schreibweise und bevorzugten Benennung aufgenommen werden und mit welchen alternativen Schreibweisen und Benennungen (Synonymen) sowie fremdsprachlichen Entsprechungen diese verknüpft werden. Beispielsweise sind so unterschiedliche Schreibweisen einer Stadt (Moskau, Moskva, Moskwa, Moscow) oder gleiche Sachverhalte mit unterschiedlichen Bezeichnungen (Wirtschaftswissenschaft, Ökonomie, Ökonomik) miteinander verknüpft sowie Personen mit identischen Namen (Michael Müller, der Politiker, und Michael Müller, der Soziologe) oder Homonyme (Wort mit mehreren Begriffen, wie Bank als Sitzgelegenheit oder Bank als Geldinstitut) unterscheidbar. Außerdem können Beziehungen untereinander, wie beispielsweise Musiksubgenres oder Teilgebiete von wissenschaftlichen Disziplinen, hergestellt werden. Werden Bezeichnungen aus einem solchen kontrollierten Vokabular verwendet, spricht man von Schlagwörtern, in der Abtrennung zu frei vergebenen Stichwörtern.

Der Vorteil einheitlicher Schlagwörter kann am Beispiel einer Literaturrecherche verdeutlicht werden. Liegt kein kontrolliertes Vokabular zugrunde, werden nur dann Treffer erzielt, wenn wortwörtlich/buchstäblich die Suchbegriffe in den Metadaten gefunden werden – weder werden Synonyme gefunden, noch können mehrdeutige Begriffe gezielt gefiltert werden. Kommt hingegen ein kontrolliertes Vokabular zum Einsatz – dies ist insbesondere bei wissenschaftlichen Suchportalen und Bibliothekskatalogen meist der Fall – und liegen entsprechende Schlagwörter in den Metadaten vor, können deutlich präzisere und relevantere Suchergebnisse gefunden werden.

Autor*innen sollten daher, wo immer möglich, einheitliche Schlagwörter vergeben und keine freien Stichwörter. Dies ermöglicht eine gesteigerte Sichtbarkeit und infolge auch gesteigerte Zugänglichkeit und Zitierbarkeit ihrer Publikationen. Für deutschsprachige Schlagwörter kann beispielsweise die Gemeinsame Normdatei (GND) und für englischsprachige Schlagwörter beispielsweise die Library of Congress Subject Headings (LCSH) verwendet werden.

Wie Autor*innen dabei konkret vorgehen und wie die einheitlichen Schlagwörter gesucht werden können, wird anschaulich in dieser Handreichung beschrieben: Vom Suchen und Finden: Handreichung zur Arbeit mit kontrollierten Vokabularen und Normdateien (2023, von Moritz Strickert, EVIFA Working Papers 1).

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